Skip to content

Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan#

Di Maila AI, kami berkomitmen untuk melindungi privasi Anda dan menjaga kerahasiaan informasi pribadi Anda. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan melindungi data Anda saat Anda berinteraksi dengan situs web, produk perangkat lunak AI, dan layanan kami (“Layanan”).

  • Ruang Lingkup: Kebijakan ini berlaku untuk semua Pelanggan dan pengunjung Situs Web Maila.ai. Dengan menggunakan layanan kami atau mengunjungi situs web kami, Anda menyetujui ketentuan yang diuraikan dalam Kebijakan Privasi ini.

  • Definisi:

    • “Data Pribadi”: Setiap informasi yang berkaitan dengan orang alami yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, seperti nama, alamat email, atau alamat IP.
    • “Pemrosesan”: Setiap operasi yang dilakukan pada Data Pribadi, seperti pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, perubahan, pengambilan, penggunaan, pengungkapan, atau penghapusan.

  • Kepatuhan: Maila.ai sepenuhnya patuh terhadap Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) dan Undang-Undang Perlindungan Data Swedia. Kami berpegang pada standar tertinggi perlindungan data dan privasi untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan Data Pribadi pengguna kami.

2. Peran Kami sebagai Pengendali#

  • Maila.ai bertindak sebagai Pengendali, artinya kami bertanggung jawab untuk menentukan tujuan dan cara Pemrosesan Data Pribadi. Kami mengumpulkan dan memproses data untuk menyediakan layanan suara, gambar, dan teks berbasis AI kepada pengguna kami.

  • Sebagai Pengendali, kami berkomitmen untuk:

    • Bersikap transparan tentang praktik pengumpulan dan Pemrosesan data
    • Mengumpulkan dan memproses Data Pribadi secara sah dan adil
    • Menjamin akurasi dan keamanan Data Pribadi yang kami proses
    • Menghormati hak subjek data, seperti hak untuk mengakses, memperbaiki, atau menghapus Data Pribadi mereka
    • Bekerja sama dengan otoritas pengawas, seperti Otoritas Perlindungan Privasi Swedia (Integritetsskyddsmyndigheten), jika terjadi investigasi atau penyelidikan

  • Kami telah menunjuk Pejabat Perlindungan Data (DPO) yang mengawasi praktik perlindungan data kami dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data yang berlaku. DPO kami dapat dihubungi di dpo@maila.ai.

  • Kami secara berkala meninjau dan memperbarui kebijakan serta prosedur perlindungan data kami untuk memastikan bahwa kami memenuhi kewajiban sebagai Pengendali dan memberikan tingkat perlindungan tertinggi bagi Data Pribadi pengguna.

3. Pemrosesan Data Pribadi Kami#

  • Dasar Hukum Pemrosesan: Kami memproses Data Pribadi berdasarkan dasar hukum berikut:

    • Persetujuan: Saat Anda memberikan persetujuan eksplisit untuk kami memproses Data Pribadi Anda untuk tujuan tertentu, seperti berlangganan buletin kami.
    • Pelaksanaan Kontrak: Saat pemrosesan diperlukan untuk memenuhi kewajiban kontraktual kami kepada Anda, seperti menyediakan layanan kami.
    • Kepentingan Sah: Saat kami memiliki kepentingan usaha yang sah untuk memproses Data Pribadi Anda, seperti meningkatkan layanan kami atau mendeteksi serta mencegah penipuan.
    • Kewajiban Hukum: Saat pemrosesan diperlukan untuk mematuhi undang-undang atau peraturan yang berlaku, seperti menyimpan catatan keuangan untuk keperluan pembukuan.

  • Retensi Data: Kami hanya akan menyimpan Data Pribadi Anda selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulan, atau sesuai ketentuan hukum. Periode retensi dapat berbeda tergantung jenis data dan tujuan pemrosesan. Setelah periode retensi berakhir, kami akan menghapus atau menganonimkan Data Pribadi Anda secara aman.

  • Minimasi Data: Kami berpegang pada prinsip minimasi data, hanya mengumpulkan dan memproses Data Pribadi yang diperlukan untuk tujuan yang telah ditentukan. Kami secara rutin meninjau praktik pengumpulan data untuk memastikan tidak mengumpulkan lebih banyak data daripada yang dibutuhkan.

  • Akurasi: Kami mengambil langkah-langkah wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi yang kami Proses akurat, lengkap, dan mutakhir. Kami mendorong Anda untuk selalu memperbarui Data Pribadi Anda dan memberitahukan kepada kami apabila ada perubahan atau ketidakakuratan.

  • Keamanan: Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang tepat untuk melindungi Data Pribadi Anda dari akses, perubahan, pengungkapan, atau penghancuran yang tidak sah. Langkah-langkah ini mencakup enkripsi, kontrol akses, dan audit keamanan berkala. Kami juga memastikan bahwa karyawan dan penyedia layanan kami yang memiliki akses ke Data Pribadi Anda terikat oleh kewajiban kerahasiaan.

  • Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA): Ketika Pemrosesan berpotensi menimbulkan risiko tinggi terhadap hak dan kebebasan Anda, kami melakukan DPIA untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko tersebut. Hal ini membantu kami memastikan bahwa kegiatan Pemrosesan kami mematuhi undang-undang perlindungan data dan bahwa hak-hak Anda terlindungi dengan baik.

  • Pemberitahuan Pelanggaran Data: Jika terjadi pelanggaran data yang berpotensi menimbulkan risiko tinggi terhadap hak dan kebebasan Anda, kami akan memberitahukan kepada Anda dan otoritas pengawas yang relevan tanpa penundaan yang tidak semestinya, sebagaimana diwajibkan oleh undang-undang.

4. Tujuan Penggunaan Data Pribadi#

Di Maila.ai, kami mengumpulkan dan menggunakan Data Pribadi Anda untuk tujuan berikut:

  • Penyediaan Layanan: Kami menggunakan Data Pribadi Anda untuk memberikan layanan kami. Ini mencakup Pemrosesan masukan Anda, menghasilkan keluaran, dan menyampaikan hasil algoritma AI kami kepada Anda.

  • Otentikasi Pengguna: Untuk memastikan akses layanan yang aman, kami menggunakan Data Pribadi Anda untuk memverifikasi identitas saat Anda masuk ke akun Anda. Ini dapat mencakup Pemrosesan alamat email, kata sandi, atau informasi otentikasi lainnya.

  • Layanan dan Dukungan Pelanggan: Ketika Anda menghubungi kami dengan pertanyaan atau permintaan bantuan, kami menggunakan Data Pribadi Anda untuk menanggapi pesan Anda dan memberikan dukungan yang diperlukan. Ini dapat mencakup Pemrosesan nama, alamat email, dan isi komunikasi Anda dengan kami.

  • Pembaruan Layanan dan Buletin: Kami dapat menggunakan alamat email Anda untuk mengirimkan pembaruan penting tentang layanan kami, seperti fitur baru, perbaikan, atau perubahan pada syarat dan kebijakan. Kami juga dapat mengirim buletin dengan informasi relevan tentang teknologi AI dan berita industri. Anda dapat berhenti berlangganan kapan saja dengan mengklik tautan “Berhenti Berlangganan” dalam email atau menghubungi kami secara langsung.

  • Pembukuan: Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, kami menggunakan Data Pribadi Anda untuk memelihara catatan keuangan yang akurat atas transaksi terkait layanan kami. Ini dapat mencakup Pemrosesan nama, informasi kontak, dan detail pembayaran Anda untuk tujuan penagihan dan akuntansi.

Kami hanya akan Memproses Data Pribadi Anda untuk tujuan-tujuan yang telah disebutkan di atas atau untuk tujuan lain yang kompatibel. Jika kami perlu menggunakan Data Pribadi Anda untuk tujuan yang tidak terkait, kami akan memberitahukan dan memperoleh persetujuan Anda, kecuali jika diwajibkan atau diizinkan oleh undang-undang.

Kami tidak akan menjual, menyewakan, atau memperdagangkan Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran mereka tanpa persetujuan eksplisit Anda. Kami dapat membagikan Data Pribadi Anda dengan penyedia layanan tepercaya yang membantu kami dalam penyediaan layanan, namun hanya sejauh yang diperlukan dan di bawah kewajiban kerahasiaan yang ketat.

5. Hak Anda#

Di Maila.ai, kami menghormati hak Anda sebagai subjek data berdasarkan GDPR dan Swedish Data Protection Act. Anda memiliki hak-hak berikut terkait Data Pribadi Anda:

  • Akses: Anda berhak meminta akses ke Data Pribadi Anda yang kami Proses. Ini mencakup hak untuk memperoleh konfirmasi apakah kami melakukan Pemrosesan terhadap Data Pribadi Anda, dan jika ya, menerima salinan data tersebut beserta informasi tertentu mengenai Pemrosesan.

  • Perbaikan: Jika Anda meyakini bahwa Data Pribadi yang kami miliki tentang Anda tidak akurat atau tidak lengkap, Anda berhak meminta agar kami melakukan koreksi atau pelengkap atas data tersebut.

  • Penghapusan (Hak untuk Dilupakan): Dalam keadaan tertentu, misalnya ketika Data Pribadi Anda tidak lagi diperlukan untuk tujuan pengumpulannya, Anda berhak meminta kami menghapus data Anda. Namun, hak ini tunduk pada pengecualian tertentu, misalnya ketika Pemrosesan diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum.

  • Keberatan: Anda berhak mengajukan keberatan atas Pemrosesan Data Pribadi Anda berdasarkan kepentingan sah kami (atau pihak ketiga). Dalam hal tersebut, kami akan menghentikan Pemrosesan data Anda kecuali kami memiliki alasan sah yang kuat untuk melanjutkan Pemrosesan atau Pemrosesan diperlukan untuk penegakan, pelaksanaan, atau pembelaan hak hukum.

  • Pembatasan: Anda berhak meminta kami membatasi Pemrosesan Data Pribadi Anda dalam keadaan tertentu, misalnya ketika Anda menentang akurasi data atau telah mengajukan keberatan atas Pemrosesan sambil menunggu verifikasi alasan sah kami.

  • Portabilitas Data: Anda berhak menerima Data Pribadi Anda yang telah Anda berikan kepada kami dalam format terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin, serta mentransmisikan data tersebut ke Pengendali lain tanpa hambatan, sejauh secara teknis memungkinkan.

  • Penarikan Persetujuan: Apabila Pemrosesan Data Pribadi Anda didasarkan pada persetujuan Anda, Anda berhak menarik persetujuan tersebut kapan saja. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi legalitas Pemrosesan yang telah dilakukan berdasarkan persetujuan sebelum penarikan.

Untuk menjalankan salah satu hak ini, silakan hubungi kami menggunakan informasi yang disediakan dalam bagian “Informasi Kontak” di bawah ini. Kami akan menanggapi permintaan Anda dalam waktu satu bulan, sesuai persyaratan hukum. Dalam keadaan tertentu, kami dapat memperpanjang periode ini hingga dua bulan lagi; dalam kasus tersebut, kami akan memberitahukan Anda mengenai perpanjangan dan alasan perpanjangan tersebut.

Harap dicatat bahwa dalam beberapa kasus, kami mungkin perlu memverifikasi identitas Anda sebelum memproses permintaan Anda. Kami juga dapat mengenakan biaya yang wajar atau menolak untuk menindaklanjuti permintaan Anda jika permintaan tersebut jelas tidak berdasar, berlebihan, atau berulang.

Jika Anda tidak puas dengan tanggapan kami atas permintaan Anda atau percaya bahwa kami memproses Data Pribadi Anda melanggar undang-undang perlindungan data, Anda berhak mengajukan keluhan kepada Otoritas Perlindungan Privasi Swedia (Integritetsskyddsmyndigheten) atau otoritas pengawas berwenang lainnya.

6. Transfer Data Pribadi#

Kami berkomitmen untuk memastikan keamanan dan privasi Data Pribadi Anda ketika ditransfer ke pihak ketiga atau ke luar Uni Eropa (UE) atau Wilayah Ekonomi Eropa (EEA).

  • Pemroses: Kami dapat melibatkan penyedia layanan pihak ketiga yang tepercaya (Pemroses) untuk membantu kami dalam penyediaan layanan dan Pemrosesan Data Pribadi Anda atas nama kami. Para Pemroses ini terikat oleh Perjanjian Pemrosesan Data (Data Processing Agreements/DPAs) yang mewajibkan mereka untuk:

    • Memproses Data Pribadi Anda hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi dari kami
    • Menerapkan langkah teknis dan organisasi yang tepat untuk melindungi data Anda
    • Membantu kami memenuhi kewajiban di bawah undang-undang perlindungan data
    • Menghapus atau mengembalikan Data Pribadi Anda setelah layanan selesai
    • Bersedia diaudit dan diperiksa untuk memverifikasi kepatuhan terhadap DPA

  • Transfer Internasional: Ketika mentransfer Data Pribadi Anda ke luar UE/EEA, kami memastikan adanya jaminan yang sesuai untuk memberikan tingkat perlindungan yang memadai sesuai dengan persyaratan GDPR. Jaminan ini dapat meliputi:

    • Transfer data ke negara-negara yang telah dinyatakan memberikan tingkat perlindungan yang memadai oleh Komisi Eropa
    • Menggunakan klausul kontrak standar yang disetujui oleh Komisi Eropa
    • Menerapkan Aturan Korporasi Mengikat (Binding Corporate Rules/BCRs) untuk transfer dalam kelompok perusahaan
    • Memperoleh persetujuan eksplisit Anda untuk transfer setelah memberitahukan Anda mengenai kemungkinan risikonya

  • Pengungkapan kepada Pihak Ketiga: Kami dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga dalam keadaan berikut:

    • Ketika diwajibkan oleh hukum, misalnya untuk mematuhi perintah pengadilan atau proses hukum
    • Untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan kami, pengguna kami, atau publik
    • Sehubungan dengan merger, akuisisi, atau penjualan seluruh atau sebagian aset kami
    • Dengan persetujuan eksplisit Anda

  • Data yang Dianonimkan: Kami dapat membagikan data teragregasi atau dianonimkan yang tidak mengidentifikasi Anda secara pribadi kepada pihak ketiga untuk penelitian, pemasaran, atau tujuan lainnya. Data ini tidak dianggap sebagai Data Pribadi menurut GDPR.

Kami menggunakan cookie dan teknologi pelacakan serupa untuk meningkatkan pengalaman Anda sebagai pengguna, mengamankan layanan kami, dan menganalisis kinerja situs web. Bagian ini menjelaskan cara kami menggunakan cookie serta opsi yang Anda miliki untuk mengelolanya.

  • Jenis Cookie: Kami menggunakan jenis cookie berikut di situs web kami:

    • Cookie Esensial: Cookie ini diperlukan agar situs web kami dapat berfungsi dengan benar dan memungkinkan Anda menavigasi serta menggunakan fiturnya. Tanpa cookie ini, beberapa fungsi tidak akan berjalan.
    • Cookie Kinerja: Kami menggunakan cookie kinerja untuk menganalisis bagaimana pengunjung menggunakan situs web, mendeteksi kesalahan, dan meningkatkan kinerja serta pengalaman pengguna.
    • Cookie Fungsional: Cookie ini memungkinkan situs web kami mengingat pilihan yang Anda buat, seperti preferensi bahasa atau data login, untuk memberikan pengalaman yang lebih personal.
    • Cookie Iklan: Kami dapat menggunakan cookie iklan untuk menyajikan iklan tertarget yang relevan dengan minat Anda. Cookie ini dapat melacak aktivitas online Anda dari waktu ke waktu dan di berbagai situs web.