1. Úvod#

Ve společnosti Maila AI se zavazujeme chránit vaše soukromí a zabezpečit vaše osobní údaje. Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme, zveřejňujeme a chráníme vaše údaje, když používáte náš web, softwarové produkty založené na umělé inteligenci a služby („Služby“).

• Rozsah: Tyto zásady platí pro všechny zákazníky a návštěvníky webu Maila.ai. Používáním našich služeb nebo návštěvou našeho webu souhlasíte s podmínkami uvedenými v těchto zásadách ochrany osobních údajů.

• Definice:

  • „Osobní údaje“: Jakékoli informace vztahující se k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, jako je jméno, e-mailová adresa nebo IP adresa.
  • „Zpracování“: Jakákoli operace prováděná s osobními údaji, například shromažďování, zaznamenávání, ukládání, úprava, vyhledávání, používání, zpřístupňování nebo vymazání.

• Soulad s předpisy: Maila.ai plně dodržuje Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a švédský zákon o ochraně osobních údajů. Dodržujeme nejvyšší standardy ochrany a zajišťujeme bezpečnost i důvěrnost osobních údajů našich uživatelů.

2. Naše role správce#

• Maila.ai vystupuje jako správce, což znamená, že je odpovědná za stanovení účelů a prostředků zpracování osobních údajů. Shromažďujeme a zpracováváme údaje, abychom našim uživatelům poskytli hlasové, obrazové a textové služby generované umělou inteligencí.

• Jako správce se zavazujeme:

  • transparentně informovat o našich postupech sběru a zpracování údajů
  • zákonně a spravedlivě shromažďovat a zpracovávat osobní údaje
  • zajišťovat přesnost a bezpečnost zpracovávaných osobních údajů
  • respektovat práva subjektů údajů, jako je právo na přístup, opravu nebo výmaz osobních údajů
  • spolupracovat s dozorovými orgány, například s švédským úřadem pro ochranu osobních údajů (Integritetsskyddsmyndigheten), v případě vyšetřování nebo dotazů

• Jmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer, DPO), který dohlíží na naše postupy ochrany údajů a zajišťuje soulad s příslušnými zákony. Našeho DPO lze kontaktovat na adrese dpo@maila.ai.

• Pravidelně přezkoumáváme a aktualizujeme naše zásady a postupy ochrany údajů, abychom plnili povinnosti správce a poskytovali maximální ochranu osobních údajů uživatelů.

3. Naše zpracování osobních údajů#

• Zákonný důvod zpracování: Zpracováváme osobní údaje na základě těchto právních titulů:

  • Souhlas: Když udělíte výslovný souhlas se zpracováním vašich osobních údajů pro konkrétní účel, např. odběr newsletteru.
  • Plnění smlouvy: Když je zpracování nezbytné pro plnění našich smluvních povinností vůči vám, např. poskytování našich služeb.
  • Oprávněný zájem: Když máme oprávněný podnikatelský zájem na zpracování vašich osobních údajů, např. zlepšování služeb nebo odhalování a předcházení podvodům.
  • Právní povinnost: Když je zpracování vyžadováno zákonem nebo předpisy, např. vedení účetních záznamů.

• Doba uchovávání: Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, nebo v rozsahu vyžadovaném právními předpisy. Konkrétní doby uchovávání se mohou lišit podle druhu údajů a účelu zpracování. Po uplynutí této doby osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme.

• Minimalizace údajů: Řídíme se zásadou minimalizace údajů a shromažďujeme i zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro stanovené účely. Pravidelně přezkoumáváme postupy sběru, abychom se vyhnuli nadměrnému shromažďování údajů.

• Přesnost: Přijímáme přiměřená opatření, abychom zajistili, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou přesné, úplné a aktuální. Doporučujeme vám udržovat vaše osobní údaje aktuální a oznamovat nám jakékoliv změny nebo nepřesnosti.

• Bezpečnost: Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, zpřístupněním nebo zničením. Tato opatření zahrnují šifrování, řízení přístupu a pravidelné bezpečnostní audity. Zajistíme také, že naši zaměstnanci a poskytovatelé služeb, kteří mají přístup k vašim osobním údajům, jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

• Posouzení dopadů na ochranu osobních údajů (DPIA): Pokud zpracování pravděpodobně představuje vysoké riziko pro vaše práva a svobody, provádíme DPIA, abychom identifikovali a zmírnili možné rizika. To nám pomáhá zajistit, že naše zpracovatelské činnosti jsou v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů a že jsou vaše práva dostatečně chráněna.

• Oznámení o porušení zabezpečení osobních údajů: V případě porušení ochrany osobních údajů, které pravděpodobně představuje vysoké riziko pro vaše práva a svobody, vás bez zbytečného odkladu informujeme spolu s příslušným dozorovým úřadem, jak to vyžaduje zákon.

4. Účely zpracování osobních údajů#

Na Maila.ai shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje pro následující účely:

• Poskytování služeb: Vaše osobní údaje využíváme k poskytování našich služeb. To zahrnuje zpracování vašich vstupů, generování výstupů a poskytování výsledků našich AI algoritmů.

• Ověření uživatele: Abychom zajistili bezpečný přístup k našim službám, používáme vaše osobní údaje k ověření vaší identity při přihlášení do účtu. Může to zahrnovat zpracování vaší e-mailové adresy, hesla nebo jiných autentizačních údajů.

• Zákaznický servis a podpora: Když nás kontaktujete s dotazy nebo žádostmi o pomoc, používáme vaše osobní údaje k odpovědi na vaše zprávy a k poskytnutí potřebné podpory. To může zahrnovat zpracování vašeho jména, e-mailové adresy a obsahu vaší komunikace.

• Aktualizace služeb a newslettery: Můžeme používat vaši e-mailovou adresu k zasílání důležitých aktualizací o našich službách, jako jsou nové funkce, vylepšení nebo změny našich podmínek a zásad. Můžeme vám rovněž zasílat newslettery s relevantními informacemi o našich AI technologiích a novinkách v oboru. Z těchto komunikací se můžete kdykoli odhlásit kliknutím na odkaz „Odhlásit odběr“ v e-mailu nebo nás přímo kontaktovat.

• Účetnictví: V souladu se zákonem používáme vaše osobní údaje k vedení přesné finanční evidence transakcí souvisejících s našimi službami. To může zahrnovat zpracování vašeho jména, kontaktních údajů a platebních údajů pro účely fakturace a účetnictví.

Budeme zpracovávat vaše osobní údaje pouze za výše uvedenými účely nebo pro jiné slučitelné účely. Pokud budeme potřebovat vaše osobní údaje použít k jinému, nesouvisejícímu účelu, oznámíme vám to a získáme váš souhlas, pokud to zákon nevyžaduje nebo neumožňuje jinak.

Vaše osobní údaje nebudeme prodávat, pronajímat ani obchodovat s nimi třetím stranám pro jejich marketingové účely bez vašeho výslovného souhlasu. Můžeme sdílet vaše osobní údaje s důvěryhodnými poskytovateli služeb, kteří nám pomáhají s poskytováním našich služeb, a to pouze v nezbytném rozsahu a za přísných povinností mlčenlivosti.

5. Vaše práva#

Na Maila.ai respektujeme vaše práva jako subjektu údajů podle GDPR a švédského zákona o ochraně osobních údajů. Máte následující práva ve vztahu k vašim osobním údajům:

• Přístup: Máte právo požadovat přístup k osobním údajům, které zpracováváme. To zahrnuje právo získat potvrzení, zda osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, obdržet kopii těchto údajů spolu s určitými informacemi o zpracování.

• Oprava: Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás máme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.

• Vymazání (právo na výmaz): Za určitých okolností, například když již vaše osobní údaje nejsou nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny, máte právo požádat o jejich vymazání. Toto právo je však podmíněno některými výjimkami, například když je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti.

• Vznesení námitky: Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě oprávněných zájmů nás nebo třetí strany. V takovém případě zpracování vašich údajů přerušíme, pokud nemáme naléhavé oprávněné důvody pro další zpracování, nebo pokud zpracování není nezbytné pro ustavení, výkon či obhajobu právních nároků.

• Omezení zpracování: Máte právo požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů za určitých okolností, například pokud zpochybňujete přesnost údajů nebo jste vznesli námitku proti zpracování do doby ověření našich oprávněných důvodů.

• Přenositelnost údajů: Máte právo obdržet osobní údaje, které jste nám poskytli, v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a bez překážek je přenést jinému správci, pokud je to technicky proveditelné.

• Odvolání souhlasu: Pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na vašem souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu neovlivní zákonnost zpracování na základě souhlasu před jeho odvoláním.

Chcete-li uplatnit jakékoli z těchto práv, kontaktujte nás pomocí údajů uvedených v sekci „Kontaktní údaje“ níže. Vaši žádost vyřídíme do jednoho měsíce, jak vyžaduje zákon. V určitých případech můžeme tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce; v takovém případě vás o prodloužení a jeho důvodech informujeme.

Vezměte prosím na vědomí, že v některých případech bude nezbytné ověřit vaši totožnost před zpracováním žádosti. Rovněž si můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout, pokud je zjevně neopodstatněná, nadměrná nebo opakovaná.

Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí na vaši žádost nebo se domníváte, že zpracováváme vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy o ochraně údajů, máte právo podat stížnost Švédskému úřadu pro ochranu soukromí (Integritetsskyddsmyndigheten) nebo jinému příslušnému dozorovému orgánu.

6. Přenos osobních údajů#

Chceme zajistit bezpečnost a ochranu soukromí vašich osobních údajů při jejich předávání třetím stranám nebo mimo Evropskou unii (EU) či Evropský hospodářský prostor (EHP).

• Zpracovatelé: Můžeme využívat důvěryhodné poskytovatele služeb třetích stran (zpracovatele), kteří za nás poskytují služby a zpracovávají vaše osobní údaje. Tito zpracovatelé jsou vázáni přísnými smlouvami o zpracování údajů (DPA), které vyžadují, aby:

  • zpracovávali vaše osobní údaje pouze podle našich dokumentovaných pokynů
  • zavedli odpovídající technická a organizační opatření na ochranu vašich údajů
  • pomohli nám splnit naše povinnosti podle právních předpisů o ochraně údajů
  • po dokončení služeb vaše osobní údaje vymazali nebo vrátili
  • podrobili se auditům a kontrolám na ověření souladu s DPA

• Mezinárodní přenosy: Při přenosu vašich osobních údajů mimo EU/EHP zajistíme, že jsou uplatněna odpovídající záruka pro zajištění přiměřené úrovně ochrany v souladu s požadavky GDPR. Mezi tyto záruky mohou patřit:

  • přenos údajů do zemí, které Evropská komise uznala za poskytující přiměřenou úroveň ochrany
  • použití standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí
  • zavedení závazných podnikových pravidel (BCR) pro vnitrofiremní přenosy
  • získání vašeho výslovného souhlasu s přenosem po informování o možných rizicích

• Předání třetím stranám: Můžeme předat vaše osobní údaje třetím stranám v následujících případech:

  • Pokud to vyžaduje zákon, například pro splnění soudního příkazu nebo jiného právního řízení
  • K ochraně našich práv, majetku nebo bezpečnosti, nebo práv a bezpečnosti našich uživatelů či veřejnosti
  • V souvislosti s fúzí, akvizicí nebo prodejem všech či části našich aktiv
  • S vaším výslovným souhlasem

• Anonymizovaná data: Můžeme sdílet agregovaná nebo anonymizovaná data, která vás osobně neidentifikují, s třetími stranami pro výzkumné, marketingové nebo jiné účely. Tato data se podle GDPR nepovažují za osobní údaje.

8. Používání cookies#

K vylepšení uživatelského zážitku, zabezpečení našich služeb a analýze výkonu webových stránek používáme cookies a podobné sledovací technologie. Tato část vysvětluje, jak cookies používáme a jaké máte možnosti jejich správy.

• Druhy cookies: Na našem webu používáme následující typy cookies:

  • Nezbytné cookies: Tyto cookies jsou nutné pro fungování našeho webu a umožňují vám procházet jej a používat jeho funkce. Bez nich by některé funkce nebyly dostupné.
  • Výkonnostní cookies: Slouží k analýze, jak návštěvníci používají náš web, ke zjišťování chyb a ke zlepšení výkonu a uživatelského prostředí.
  • Funkční cookies: Umožňují našemu webu pamatovat si vámi zvolené nastavení, jako je jazyk nebo přihlašovací údaje, a poskytovat tak personalizovanější zážitek.
  • Reklamní cookies: Můžeme je využívat k zobrazování cílených reklam odpovídajících vašim zájmům. Tyto cookies mohou sledovat vaše online aktivity v čase a napříč různými weby.